POTTIRI'S AUTOBIOGRAPHY

工作やダイエットやITで遊ぶアラフォーエンジニアの自伝ブログです。

急に打ち合わせの進行役を任されたら

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なんか急に忙しくなりました。
そして今日は上司が休みなので急に打ち合わせの進行役を任されました。
急な話で、前回の引き継ぎも資料の準備もありません。

というわけで、こんな感じで頑張ってみました。

何が何でもホワイトボードとノートPCとを用意する。

 

今回は資料がないのでホワイトボードを何としても確保。
まずはアジェンダ(打ち合わせの議題)を書き並べておきます。
ノートPCはメモを残したり、その場でネット検索するためです。

覚えてる限りで前回のおさらいをする

 

参加者に事情を説明をした上で、覚えてる限りの前回の説明をします。
曖昧なところは素直に他の参加者に補足を求めます。
今回は代役ということで引っ張るリーダーを演じることはできないので、意見を引き出す方向に頭を切り替えていきます。

議事録係にジョブチェンジ

 

ある程度議論が盛り上がったら、席を立ちホワイトボードに記録を残す係にジョブチェンジしていきます。
自分の意見はやや控えめにして、記録に集中。
資料がないので口頭だけのフワフワした議論になり始めたら、図を書いたりネットでササッと検索し具体例を示してみます。

時間に気をつける

 

アジェンダの消化具合と相談しながら時間を気にします。
議題ごとに何らかの決定をするかスキップするか判断を促していきます。
時間切れになったらそれはそれ、みんな次の予定があるので終了時間は厳守。

共有

 

時間切れになったら決定事項を復唱します。
あまり発言しなかった人の様子に注意します。
ホワイトボードを写真に撮って上司を含めた参加者に共有。
特に指摘がなければ議事録作って送付。
この時、「○日までにご指摘がなければ承認いただけたと認識いたします。」みたいな、あとから文句言うなの意思を込めた一言を添えます。
反応がなければ終了!

 

大体こんな姿勢で打ち合わせに臨んでいます。
みなさんはどんな感じでしょうか?
いいやり方はどんどん吸収したいですね。

 

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